Aquela reunião que poderia ter sido um e-mail

Björn a Sêneca, saudações.

Meu caro Sêneca...

Pensei em marcar uma reunião para conversarmos sobre a brevidade da vida, mas achei que você apreciaria a ironia. Preferi escrever. Perdi duas horas ontem em uma reunião que poderia ter sido um e-mail. Na verdade, retiro o que disse. Você já me ensinou essa parte: não perdi duas horas, eu as entreguei. Até aqui estamos de acordo. O problema é que acho que você foi otimista.

Éramos onze pessoas reunidas para discutir um assunto que, sendo generoso, exigiria seis linhas. Nos primeiros vinte minutos, quem marcou a reunião explicou o motivo da reunião; depois tivemos uma apresentação sobre coisas que quase todos já sabiam e, em seguida, vieram as opiniões. Algumas boas, outras nem tanto e várias versões ligeiramente modificadas de opiniões já dadas, porque existe um momento em que ficar calado começa a parecer falta de participação. É quando surgem frases como “concordo com o ponto da Ana, mas acrescentaria uma perspectiva”, quase sempre seguidas pela mesma perspectiva da Ana. Ao final, quando finalmente poderíamos decidir alguma coisa, percebemos que “o tema precisava amadurecer” (o quê exatamente, acredito que ninguém saiba) e marcamos outra reunião.

Sêneca, descobrimos uma nova forma de vida que se reproduz sem sexo e sem nexo. Reuniões geram reuniões. Vocês tiveram pragas em Roma; nós, atualmente, temos reuniões. A principal diferença é que as nossas mandam convite antes.

Você escreveu que somos avarentos com nossos bens e generosos com nosso tempo. Concordo, mas conseguimos sofisticar o problema. Não entregamos apenas o nosso tempo; aprendemos a distribuir o dos outros. Alguém abre o calendário, encontra um espaço vazio entre duas e quatro da tarde e pensa: “Ótimo, todos estão disponíveis.” Não estão. Estão vivos. Aquelas duas horas não estavam sobrando: alguém poderia estar trabalhando, pensando, escrevendo ou fazendo uma dessas atividades estranhas que ainda acontecem nas empresas quando ninguém está em reunião. Mas o calendário estava vazio e, no mundo corporativo, espaço vazio é praticamente um pedido de ocupação.

É aqui que começo a discordar de você. Seu argumento coloca sobre nós boa parte da responsabilidade: permitimos que tomem nosso tempo porque não reconhecemos seu valor. É bonito, é verdadeiro e é insuficiente. As onze pessoas naquela reunião sabiam que ela era inútil. Esse é o detalhe que me incomoda. Não éramos onze inocentes incapazes de compreender o valor da vida, mas onze adultos perfeitamente conscientes de que nada relevante estava acontecendo. Era possível perceber nos rostos, nos computadores abertos, nas discretas olhadas para o relógio. Ainda assim, ninguém levantou. Sair seria rude, recusar o convite poderia parecer falta de comprometimento, perguntar “preciso mesmo estar nessa reunião?” soaria pouco colaborativo. E dizer que aquilo poderia ser resolvido por e-mail provavelmente faria alguém marcar uma reunião para discutir se o assunto poderia ser resolvido por e-mail. Imagino o que você pensaria ao descobrir que agora recebemos notificações quinze minutos antes de o desperdício começar.

Foi aí que percebi que fomos além do problema que você descreveu: institucionalizamos o desperdício de tempo. Criamos situações em que proteger o próprio tempo pode ser interpretado como egoísmo, enquanto desperdiçar duas horas junto com outras dez pessoas é chamado de colaboração. Há reuniões necessárias, claro. O curioso são as outras, que existem porque alguém sentiu que “precisávamos reunir o grupo”. Reunir para quê? Para reunir. Se oito profissionais estão ocupados fazendo seus trabalhos e você interrompe todos durante uma hora, aparentemente criou uma hora de colaboração. Na realidade, criou oito horas de trabalho interrompido. A matemática corporativa tem dessas coisas. E há a espécie mais resistente, a reunião sem decisão, porque uma decisão tem o inconveniente de encerrar o assunto, e assuntos encerrados não ocupam agendas.

Você conheceu pessoas poderosas que gostavam de ser acompanhadas pelas ruas de Roma porque a quantidade de seguidores dizia alguma coisa sobre sua importância. Nós encontramos uma solução mais confortável: não precisamos mais caminhar, basta convocar. Quanto mais gente aceita, mais importante parece o assunto e, por uma coincidência admirável, mais importante parece quem o colocou na agenda. Mas seria injusto culpar apenas quem convoca. Aceitamos porque todos aceitaram, porque o chefe estará lá, ou simplesmente porque é mais fácil comparecer durante duas horas do que gastar trinta segundos perguntando se nossa presença faz algum sentido.

Não quero fazer disso uma defesa da produtividade, outro erro típico do meu século: uma hora com um amigo, uma caminhada ou um café sem responder mensagens podem ser um uso excelente da vida sem produzir coisa alguma. O que me incomoda não é a hora improdutiva, mas a hora inútil cuja inutilidade eu nem sequer escolhi.

Por isso resolvi escrever para você. Eu poderia ter enviado um convite chamado “Brevidade da vida — alinhamento filosófico”, reservado noventa minutos para garantir espaço para discussão e convidado Marco Aurélio para trazer outra perspectiva e Epicteto para enriquecer o debate. Alguém prepararia uma apresentação e, no final, concluiríamos que o assunto merecia aprofundamento. Sairíamos dali com uma nova reunião marcada e a sensação reconfortante de que avançamos muito sem chegar a lugar algum.

Preferi esta carta. Você passou boa parte da vida escrevendo para pessoas que estavam longe e nós, muitos séculos depois, inventamos uma tecnologia capaz de entregar uma mensagem do outro lado do mundo quase no mesmo instante. Diante desse pequeno milagre, fizemos o que qualquer civilização sensata faria: criamos o botão “Agendar reunião”.

Seu amigo,

Björn Jr.